Quando uma empresa não está inserida na tecnologia, ela acaba obsoleta no mercado e fica atrás da sua concorrência. Mesmo escritórios de advocacia, contabilidade ou clínicas médicas precisam expandir sua administração para uma sábia gestão de TI, que supra suas necessidades e dinamize as atividades profissionais.
Embora seja perfeita para facilitar o trabalho, aumentar a produtividade e até gerar lucro, quando não bem organizada pode também acarretar problemas.
Alguns setores de serviços indicam as principais questões que já sofreram na instalação da TI de seus escritórios e como encontraram a solução.
Maquinário Obsoleto no Escritório de Advocacia
O TI é perfeito para dar suporte e conduzir os processos de advogados, sócios e toda a área administrativa. Tudo pode ser feito de maneira informatizada, através de um bom sistema e suporte, incluindo a contratação de serviços.
Investir em Ti é reduzir custos quando bem otimizado. Dentre os problemas mais encontrados são as paradas constantes do sistema, muitas vezes ocasionado por redes mal feitas que travam o fluxo das atividades ou ficam indisponíveis. O impacto financeiro causado por esses transtornos, principalmente quando são constantes, podem prejudicar o escritório.
Para evitar que isso aconteça, o escritório precisa ter uma empresa de suporte confiável e profissionais acessíveis de imediato em momentos de pane. Uma empresa terceirizada de Ti fica responsável pela implantação da infraestrutura, aplicação e manutenção da rede.
Outro problema que pode ocasionar lentidão do sistema é ter equipamentos obsoletos. Além de precisarem de manutenção constante, podem deixar o usuário na mão em momentos decisivos.
Atualização do Java no Escritório de Contabilidade
Problema recorrente nos escritórios de contabilidade é a compatibilidade da versão do Java instalada na máquina com sites e softwares da receita federal. A maioria dos escritórios não contam com uma pessoa capacitada para avaliar a necessidade ou não da atualização desse plugin, e quando ela ocorre maneira automática, muitas vezes acaba por paralisar o trabalho de todo escritório.
Embora o trabalho não requeira tanta demanda do processamento, os profissionais da área contábil tem receio em confiar plenamente na tecnologia, inclusive cometendo erros por falta de conhecimento técnico, por esse motivo a contratação de uma empresa de suporte em TI ajuda a aumentar a produtividade e confiabilidade.
Outra questão apontada é que o escritório de contabilidade precisa de aplicativos operacionais adequados as suas tarefas, que em geral costuma usar o Windows como base. O mais indicado são sistemas de gestão mais simples, com funcionalidades modernas e úteis, estendendo todos os setores da contabilidade como a tesouraria, a folha de pagamento e tributos.
O Software Certo para Clinicas Médicas
A cada dia as clínicas médicas estão descobrindo as facilidades da Tecnologia de Informação. Com dados tão precisos e importantes para prestar um atendimento de qualidade ao paciente, quanto mais objetividade melhor será o trabalho realizado.
Não há comparação o acúmulo de papéis com informações do paciente e exames, a todas elas anexadas no sistema e que podem ser acessadas rapidamente em poucos comandos. O sistema de registro é computadorizado, com o prontuário médico sempre atualizado e a consultas mais dinâmicas e personalizadas.
Um dos problemas encontrados pelas clínicas médicas é na escolha dos sistemas de gestão tecnológica. Sem o apoio adequado de um gerente de TI, a compra de um produto mais barato pode acabar saindo caro para a clínica. É muito importante para a saúde que seus produtos tecnológicos supram questões bem específicas da área, inclusive atendendo a sua legislação. Dessa forma, o preço é o que menos importa no processo de seleção, exatamente para evitar investir tempo e dinheiro num software que não atenderá as demandas.
A partir da escolha adequada do processo, os ajustes serão feitos no seu andamento, exatamente para avaliar sua performance durante o uso. O importante é começar na era tecnológica e ir resolvendo os pequenos detalhes junto com os colaboradores.
Ponto em Comum: Segurança dos Dados
A segurança do sistema de TI é fundamental para escritórios de contabilidade advocacia ou clínicas médicas que precisam resguardar o sigilo dos clientes e pacientes. Os colaboradores precisam estar conscientes sobre a importância do uso das senhas pessoais e estabelecer normas que protejam os dados.
Outros fatores também interferem diretamente na segurança dos dados, como: contar com um antivírus confiável e atualizado nos computadores, gerir e aplicar atualizações do sistema operacional e softwares além monitorar tentativas de invasão externa, essas ações garantem a segurança de dados sigilosos que, se expostos podem acarretar grande prejuízo financeiro e a até mesmo ações jurídicas.
Vale lembrar também da importância de um backup gerenciado que garante a integridade e pronta recuperação dos dados vitais em caso de desastre ou exposição, como exemplo podemos mencionar o recente ataque do vírus Wanna Cry, um ransoware que explorou falhas de atualização e vulnerabilidade do sistema para sequestrar dados essenciais de empresas. A única maneira de garantir a recuperação dos dados é o backup!
A Eniax disponibiliza através dos serviços gerenciados todo suporte e gestão de TI de escritórios, clínicas e pequenas empresas, entre em contato e solicite uma demonstração gratuita de 15 dias de nossa plataforma e fique tranquilo para cuidar do que realmente é importante.